人力資源管理系統(tǒng) (HRMS)是人力資源技術平臺，由管理一系列人力資源職能的多個連接模塊組成。它們幫助公司管理關鍵的行政和戰(zhàn)略任務，包括存儲和組織員工數據、招聘新人才、評估員工績效和管理培訓計劃。這些大型人力資源套件將更多戰(zhàn)術管理功能與長期人才管理和勞動力規(guī)劃相結合。將所有這些功能組合到一個系統(tǒng)中，可以促進模塊之間的無縫數據傳輸，并提供自動化機會，幫助員工更有效地提供人力資源服務。

人力資源管理系統(tǒng)代表什么？

HRMS 代表人力資源管理系統(tǒng)。除了 HRMS，買家可能還會看到用于描述 HR 軟件套件的其他首字母縮略詞。這些術語通?？梢曰Q使用，指代具有多個模塊的 HR 套件，并且提供具有相似功能的產品的不同軟件公司可能使用不同的術語。但可能存在差異，如下所示：

• HRMS或人力資源管理系統(tǒng)提供的模塊可以管理從招聘到繼任計劃的整個員工生命周期。

就本指南而言，HRMS 是指管理一系列 HR 職能的多模塊系統(tǒng)。

存在哪些類型的人力資源管理系統(tǒng)？

捆綁的 HR 套件

一些 HRMS 產品作為單個捆綁銷售，這意味著系統(tǒng)包含用于不同 HR 功能的多個模塊，并且這些模塊必須在單個平臺中一起購買。

模塊化人力資源套件

在此模型中，HRMS 產品包括多個模塊，可以根據購買者需要的功能以特定組合或包裝級別或單獨購買多個模塊。

適用于中小型企業(yè)的 HRMS 和

雖然曾經只有大型企業(yè)才能使用全面的 HR 套件，但市場上越來越多的 HRMS 產品專門針對中小型企業(yè)。這些提供了許多為大型公司設計的產品的相同好處，但它們旨在為擁有數十或數百名員工而不是數千名員工的企業(yè)提供服務。

企業(yè) HRMS

為企業(yè)級企業(yè)（員工人數超過 1,000 人）設計的 HRMS 將提供與為小型企業(yè)設計的類似模塊。但是，企業(yè)產品必須能夠擴展以服務數千名員工，而并非所有 HRMS 產品都旨在做到這一點。由于公司位于多個司法管轄區(qū)，他們可能會針對發(fā)生變化的工資單和合規(guī)需求提供更多定制。企業(yè)買家還需要工具來支持復雜的組織結構和高級分析，以理解大量數據。

跨國公司的HRMS

跨越多個國家的企業(yè)需要一個可以幫助企業(yè)遵守不同法律和法規(guī)的 HRMS。這些平臺可以根據公司的需求和他們開展業(yè)務的國家/地區(qū)，通過自定義工作流程來管理招聘、福利、工資單和其他領域。

HRMS 通常是大型套件，有時包含十幾個模塊。這些產品的功能因可用模塊的種類而異。每個模塊就像一個獨立的產品，具有獨特的功能集。

每個HRMS 都將包括以下模塊的某種組合：

核心 HR：任何 HRM軟件的基本部分是其中央員工信息數據庫，也稱為核心 HR。這些模塊存儲員工記錄，包括個人信息、福利、工作分類、就業(yè)歷史和薪酬信息。平臺通常包括自助服務功能，以便員工可以根據需要查看和更新??他們的信息。

福利管理：從定義福利包到簡化福利登記，HRMS 中的福利管理模塊可幫助 HR 專業(yè)人員為他們自己和員工簡化福利流程。這些模塊使人力資源專家能夠定制其公司的福利產品，包括為不同的員工群體或特定用戶創(chuàng)建規(guī)則。然后，員工可以訪問自助服務門戶，他們可以在適當的時間注冊福利，查看他們現有的選舉，并根據需要進行更改。

工資單：借助人力資源管理系統(tǒng)中的工資單模塊處理工資單可幫助人力資源專業(yè)人員確保他們的計算準確且付款高效。薪資模塊使管理員能夠設置薪資流程、自動計算并向員工發(fā)送付款。

招聘：根據產品的不同，HRMS 可能具有基本的招聘功能或一系列工具來幫助用戶尋找、吸引、面試并最終雇用候選人擔任空缺職位。大多數系統(tǒng)至少會有一個申請人跟蹤系統(tǒng)，用于在招聘過程中組織候選人信息和管理工作流程。一些系統(tǒng)添加了額外的功能，如招聘營銷功能、職業(yè)頁面、自動采購和與候選人聯(lián)系的通信功能。

入職：人力資源管理系統(tǒng)中的入職模塊可幫助人力資源團隊簡化讓新員工準備好在其角色中高效工作的過程。這些模塊跟蹤新員工必須完成的任務，組織文件，并促進公司與新員工在第一天工作之前的溝通。

績效管理：作為HRMS 中人才管理工具的關鍵部分，績效管理模塊管理圍繞評估和發(fā)展員工的流程?；韭毮馨ㄟM行績效評估、給予員工反饋和管理目標。

學習管理：許多HRMS 產品都內置了企業(yè)學習管理系統(tǒng)( LMS)，可以簡化在線培訓材料和課程的交付。LMS 的核心功能包括在線提供課程資料、提供內容創(chuàng)建工具或與之集成，以及跟蹤學習者進度。LMS 還記錄員工為合規(guī)目的完成了哪些培訓。更強大的 LMS 模塊還可能包括高級課程創(chuàng)作功能、按需內容庫、管理面對面培訓的能力以及移動設備兼容性。

勞動力管理：從管理員工日程到預測勞動力需求，HRMS 產品具有一系列功能，可用于日常勞動力管理和戰(zhàn)略性勞動力規(guī)劃?？记诠δ芸蓭椭咀詣佑嬎銌T工工時、管理員工缺勤、安排員工休假和管理加班。企業(yè)還使用這些工具來創(chuàng)建員工日程安排，使員工能夠注冊輪班，并管理日程安排沖突和變更。分析工具跟蹤各種勞動力指標，讓管理人員深入了解勞動力績效隨著時間的推移。一些平臺還具有預測能力，因此公司可以預測未來的勞動力需求并做出相應的計劃。

薪酬管理：在人才管理范圍內，管理員工薪酬的模塊通常包含在人力資源管理系統(tǒng)中。薪酬工具可幫助組織設置薪酬預算、查看現有薪酬水平、審查績效增長，并生成提供整個企業(yè)薪酬視圖的報告。

人力資源合規(guī)性：人力資源部門的一項關鍵職責是遵守適用的法律法規(guī)。合規(guī)管理模塊幫助企業(yè)及時了解工作資格、醫(yī)療保健和數據報告等領域不斷變化的法規(guī)，并確保企業(yè)的政策符合法規(guī)遵從性。這些模塊管理文檔，例如員工手冊確認表或家庭和醫(yī)療休假法案文書工作。將所有合規(guī)性信息保存在與組織的其他人力資源數據集成的單一系統(tǒng)中，有助于組織始終遵守其管轄范圍內的法規(guī)。

HR 分析：HRMS系統(tǒng)的一個主要好處是能夠收集和存儲集中在連接系統(tǒng)中的大量組織數據。但除了收集數據之外，HRMS 產品還可以幫助組織通過生成分析報告或儀表板將其轉化為可操作的見解。這些報告可以分析各種指標，例如員工流動率、薪酬水平、勞動力趨勢、員工人口統(tǒng)計數據和人力資源技術使用情況。領導者可以使用這些數據做出影響員工保留或業(yè)務增長的決策。

整合 HR 數據：使用包含用于管理所有企業(yè) HR 功能的模塊的 HRMS平臺也意味著這些模塊收集的數據存儲在單個數據庫中。這種方法的好處之一是減少了數據錯誤，因為中央 HRMS 系統(tǒng)提供了單一的事實來源，這意味著多個模塊可以依賴相同的數據。這意味著員工數據只需輸入一次，然后可以通過與 HRMS 集成的所有互連模塊或軟件進行訪問。減少數據輸入可以節(jié)省人力資源專業(yè)人員的時間，并減少人為錯誤的可能性。

提高人力資源員工的效率：擁有一個包含公司全部或大部分人力資源流程的單一系統(tǒng)意味著更少的應用程序之間的切換來完成一項任務。例如，當新員工入職時，HR 專業(yè)人員可以在 HRMS 中的招聘、入職、核心 HR 和福利管理模塊之間快速切換，而不必為這些任務使用四個不同的應用程序。集中數據還簡化了人力資源人員為確保遵守適用的法律和法規(guī)而必須做的工作，因為他們需要依賴單個系統(tǒng)，而不是監(jiān)控和收集來自多個系統(tǒng)的信息。

使用分析優(yōu)化業(yè)務運營：在 HRMS 中集中流程有助于更高級的分析報告和儀表板，為業(yè)務領導者提供如果未將來自多個來源的數據集成到單個系統(tǒng)中可能無法獲得的洞察力。HRMS 產品通常具有大量的預構建報告，以便企業(yè)可以更好地了解其運營的不同方面，例如員工流動率、培訓計劃的采用或勞動力需求。用戶還可以自定義這些報告和儀表板來分析他們感興趣的特定指標。許多 HRMS產品還與第三方軟件集成，因此如果企業(yè)想要在他們的軟件堆棧中添加新工具，他們將能夠在系統(tǒng)之間共享數據。

簡化招聘流程：為組織招聘新人才可能是一項復雜的工作，招聘人員必須管理尋找候選人、安排面試和進行評估，同時還要與其他尋求填補類似職位的組織競爭。HRMS 集中了多個招聘功能，以便候選人和招聘人員的流程順利進行。

改善員工體驗：強大的人才管理模塊已成為現代HRMS產品中更常見的產品，為 HR 經理提供了一套新的工具，可提供卓越的員工體驗。這包括進行有效的績效對話、提供有意義的學習體驗、提供公平的薪酬以及幫助員工規(guī)劃他們的職業(yè)軌跡。除了這些功能之外，通常還有分析報告，可以幫助經理識別可能導致員工離職的問題，并采取措施防止員工離職。

從小型企業(yè)到大型企業(yè)的各種規(guī)模公司的人力資源部門、人員和團隊成員都使用 HRMS軟件來維護核心和戰(zhàn)略性人力資源職能。小型企業(yè)和初創(chuàng)公司通常有一個人或一個小型 HR 團隊專門負責管理 HR 流程。較大的公司可能擁有利用 HRMS 管理整個組織的流程的人力資源部門，甚至可能在多個國家/地區(qū)。公司內的員工和經理也可能使用人力資源管理系統(tǒng)的某些方面，例如績效管理系統(tǒng)或學習管理系統(tǒng)，而其他方面，例如工資單模塊，則主要由人力資源團隊使用。

在某些情況下，購買者可能會發(fā)現 HRMS軟件中的某個模塊無法提供與同一軟件的獨立版本相同的強大功能。在這種情況下，公司可能希望購買獨立產品以獲得其組織所需的功能并將其與 HRMS 集成。

小型企業(yè)也可能不需要 HRMS 中的所有模塊，而可能會選擇功能集更有限的核心 HR 軟件。

雖然 HCM 和 HRMS 可以使 HR 團隊受益，但它們也帶來了自己的挑戰(zhàn)：

缺乏集成：HRMS 的部分吸引力在于，作為系統(tǒng)一部分的模塊可以自動相互集成。但有時，由于 HRMS 中的模塊不能滿足公司的需求，公司想要添加由不同供應商制作的軟件產品。例如，HRMS 可能在其招聘功能中包含一個基本的申請人跟蹤系統(tǒng)，但用戶可能希望購買一個單獨的招聘自動化平臺添加更高級的候選人采購功能。但是，HRMS 可能缺乏與該新產品無縫集成的能力。買家應考慮選擇與各種第三方系統(tǒng)集成的 HRMS，以便與買家現有的技術堆棧以及他們未來可能購買的產品有效地共享數據。

缺乏可定制性：人力資源軟件套件通常作為“一體化”產品銷售，涵蓋了人力資源部門所需的任何功能。但買家應確?！耙惑w式”并不意味著“一刀切”。定制 HRMS 或 HCM 系統(tǒng)以適應公司現有流程的能力是新的 HR 技術能否被組織廣泛采用并被其員工成功使用的關鍵因素。例如，HRMS 中的工資單模塊應該能夠根據該公司的特定工資單實踐進行定制。如果無法自定義 HRMS 中的模塊，用戶可能會發(fā)現自己正在尋找其他產品來填補這些功能空白。

成本：本地企業(yè)級 HCM 或 HRMS 可能過于昂貴，無法滿足小型企業(yè)的預算。為了服務于較小的客戶，許多供應商以分層版本的形式提供他們的平臺，通常采用 SaaS 模式，在這種模式下，買家每月為基于云的 HR 軟件付費。這可以降低許可舊式本地系統(tǒng)所需的前期投資。盡管如此，價格可能是一些企業(yè)進入的障礙。

實施：人力資源管理系統(tǒng)對任何公司來說都是一項重大投資，無論是在金錢上還是時間上。實施一個全新的人力資源系統(tǒng)需要幾個月甚至幾年的時間，具體取決于組織的規(guī)模。買方應考慮 HRMS 賣方提供何種支持以確保實施高效且有效，以及聘請第三方咨詢公司協(xié)助實施是否有意義。

人力資源管理系統(tǒng)的需求收集 (RFI/RFP)

在收集 HRMS 的需求時，購買者應考慮整個組織的全部 HR 流程，以及新的 HRMS 如何在理想情況下幫助他們更好地管理這些流程。此過程應涉及監(jiān)督不同人力資源相關任務的利益相關者，例如工資單、學習和發(fā)展以及員工評估。買家必須評估哪些 HRMS 模塊（以及這些模塊中的功能）是必不可少的，哪些是值得擁有的。例如，企業(yè)可能想要一個具有強大自助 HR 功能的 HRMS，但計劃保留其現有的 LMS，因此找到具有強大學習管理功能的 HRMS 并不那么重要。

比較人力資源管理系統(tǒng)產品

創(chuàng)建一個長列表

市場上有數百種 HRMS 類型的產品，因此在比較 HRMS 產品的初始階段將需要制定滿足公司基本功能要求的初始解決方案列表。這應該包括工資單和核心人力資源等必備模塊，但也可能包括對業(yè)務很重要的模塊，如人才管理模塊。在

創(chuàng)建一個簡短的列表

在創(chuàng)建了一個長長的列表之后，是時候更詳細地查看每個產品，以確定它是否能滿足公司的需求，是否值得被列入他們的短名單。這應包括評估每個產品的附加功能，而不是確定為必不可少的功能，以確定該附加功能是否會使組織受益。在這個階段，購買者還應該考慮每個 HRMS 與第三方軟件的集成程度，并考慮淘汰那些無法與購買者打算繼續(xù)使用的其他軟件很好集成的產品。

進行演示

當公司準備好進行演示時，購買者應該對候選名單上的產品提供的功能有所了解，并準備好評估這些功能如何有效地滿足組織的需求。賣家應該引導買家了解每個 HRMS 模塊的工作原理以及這些模塊如何協(xié)同工作以創(chuàng)造出色的用戶體驗。考慮該界面的易用性以及員工將其實施到日常工作流程中的速度。買家還應該詢問定制某些模塊以滿足其業(yè)務特定需求的能力。

人力資源管理系統(tǒng)的選擇

選擇一個選擇團隊

選擇團隊應該包括來自人力資源團隊的幾個利益相關者，這將是系統(tǒng)的最大用戶。邀請組織其他部門的反饋也是謹慎的做法，因為企業(yè)其他部門的員工和經理可能會使用一些 HRMS 模塊。

談判

在確定了首選產品之后，是時候協(xié)商定價方案了。購買者必須考慮軟件的定價模式，例如賣方是否對軟件收取一次性許可費或根據將使用該產品的員工數量收取月費。HRMS 賣家經常將模塊分組到不同的包中，因此企業(yè)需要考慮哪個功能包最能滿足他們的需求。在不提高合同價格的情況下，可能有協(xié)商的空間從更高的包中添加某些功能。多年承諾也為談判折扣創(chuàng)造了空間。

最終決定

由于人力資源管理系統(tǒng)涉及公司運營的許多方面，最終決定應由公司領導層與人力資源團隊和其他相關利益相關者協(xié)商后進行審查。

HRMS系統(tǒng)的定價方式因賣家而異。一些賣家以永久許可模式提供他們的軟件——支付預付費用并獲得在公司服務器或托管服務提供商處安裝軟件的權利。最近，許多 HRMS 供應商已轉向 SaaS 模式，在這種模式下，買家按月支付費用，具體取決于公司擁有多少用戶或員工以及公司希望將哪些 HRMS 模塊作為其軟件包的一部分。

投資回報率 (ROI)

在計算投資回報率時，購買者應考慮他們的 HRMS軟件是否有助于提高其人力資源團隊的生產力或效率，與他們以前執(zhí)行基本人力資源流程的方法相比，節(jié)省時間和金錢。這些效率改進必須與 HRMS 的前期和持續(xù)成本以及市場上的其他解決方案是否可以實現相同的目標進行權衡。

遠程勞動力

隨著雇主轉向為員工提供更靈活的工作安排，HRMS 賣家一直在努力適應。人力資源套件越來越多地包含旨在滿足遠程勞動力需求的功能，例如增加移動應用程序的開發(fā)、遠程入職工具、電子簽名和衡量員工敬業(yè)度的功能。滿足員工 HR 需求的自助服務工具和票務系統(tǒng)還可以幫助 HR 團隊滿足所有員工的需求，無論他們在哪里工作。由于員工更有可能分布在不同的司法管轄區(qū)，因此對于許多買家來說，HRMS 可以處理復雜的工資單和合規(guī)性要求更為重要，這些要求會根據每個員工所在的位置而變化。

自由職業(yè)者和承包商的員工管理

需要有才能的員工的組織不再只是想雇傭他們全職員工——他們也在雇傭自由職業(yè)者。這對一些 HRMS產品提出了挑戰(zhàn)，這些產品更頻繁地設計用于管理全職或兼職員工。對于雇用自由職業(yè)者來幫助完成特殊項目的企業(yè)，買家應考慮 HRMS 模塊（如合規(guī)性和時間跟蹤）是否能夠很好地幫助他們管理自由職業(yè)者勞動力。如果沒有，企業(yè)可能需要考慮添加與 HRMS 集成的自由職業(yè)者管理系統(tǒng)。

關注員工體驗

頂尖人才的競爭市場使雇主重新評估他們如何支持員工，以及他們可以通過哪些方式改善員工體驗。員工想知道他們得到了公平的報酬，他們可以在工作中學習和成長，并且他們的反饋受到重視。人力資源管理系統(tǒng)可以通過薪酬管理、學習和發(fā)展以及員工敬業(yè)度等模塊在這些領域提供幫助。由于工人比以往任何時候都擁有更多的公司選擇，企業(yè)可以通過為員工提供卓越的體驗來使自己成為雇主。