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項目計劃或項目實施計劃是一個關(guān)鍵的戰(zhàn)略文件，它使團隊在整個項目過程中保持正軌，表明項目預(yù)期如何運行以及誰負責(zé)什么。這是一個非常有價值的計劃工具——它可以決定項目的成功和失敗。

它也是一個相當(dāng)全面的文檔，如果您以前從未構(gòu)建過文檔，那么這個概念可能會讓人感到有點不知所措。

在今天的帖子中，Teamwork將為您提供構(gòu)建和實施項目計劃的五步計劃。首先，Teamwork將向您介紹項目實施計劃的外觀，為什么要為每個項目創(chuàng)建一個計劃，以及每個計劃應(yīng)包括的內(nèi)容。

什么是項目實施計劃？

項目實施計劃是定義項目將如何執(zhí)行的文件。實施計劃解釋項目涉及的戰(zhàn)略目標和步驟，定義項目完成時間表，并列出成功項目所需的資源（包括團隊成員）。

項目實施計劃有時被稱為“戰(zhàn)略計劃”，因為它們列出了為項目提出的戰(zhàn)略。但我們喜歡更長的名稱，因為它傳達的不僅僅是戰(zhàn)略：它暗示了一個流程，它回答了團隊如何實現(xiàn)目標的問題。

使用項目計劃是幾個項目管理最佳實踐之一。它也不同于工作計劃：工作計劃處理任務(wù)、時間框架和單個工作包，而項目實施計劃處理更廣泛的信息。

為什么每個項目都應(yīng)該從實施計劃開始

為什么要從實施計劃開始每個項目？很簡單：因為你希望項目成功，并且你想要一個客觀的方式來知道它是否成功。

對于大多數(shù)團隊和企業(yè)來說，從實施計劃開始每個項目都會取得相當(dāng)大的成就，主要是因為它創(chuàng)造了一種共同的愿景和理解感，并指向一個明確定義的目標。

大多數(shù)團隊在制定全面且實用的項目實施計劃時會意識到這四個好處（以及更多好處）：

它創(chuàng)建了一個可行的工作范圍路線圖

項目的范圍從極其簡單到冗長而復(fù)雜。項目越復(fù)雜和相互關(guān)聯(lián)，混淆的可能性就越大。

無論復(fù)雜程度如何，當(dāng)團隊成員不清楚該做什么、何時做或為什么要這樣做時，就會出現(xiàn)混亂。

項目實施計劃是這種混亂的解毒劑，因為它向所有各方展示了前進的道路（路線圖） - 以及在這條道路上哪些是和不在這條路上（工作范圍）。

它使目標和溝通對所有利益相關(guān)者透明

當(dāng)所有各方都了解項目的目標時，您就可以減少圍繞這些目標的混淆。在如何最好地實現(xiàn)目標方面可能仍然存在分歧，但對于團隊的目標是什么并沒有混淆。

此外，包含項目所有相關(guān)方面的中央、可訪問文檔為團隊、經(jīng)理、高管、供應(yīng)商、客戶等創(chuàng)建了單一的事實來源。當(dāng)與項目相關(guān)的任何人和每個人都在同一個劇本中工作時，團隊和企業(yè)將享受更清晰、更專注和更透明的溝通。

它讓您的團隊成員負責(zé)

大約70% 的企業(yè)報告說去年至少有一個失敗的項目。我們都參與了一個項目，似乎沒有人對問題甚至整個項目失敗負責(zé)。當(dāng)然，沒有人喜歡承擔(dān)責(zé)任并找到替罪羊并不總是非常有成效的。不過，如果您的團隊成員或業(yè)務(wù)部門一直未能交付，您想知道。

一個強有力的項目實施計劃明確了誰在項目中負責(zé)什么。它使項目經(jīng)理和團隊領(lǐng)導(dǎo)對任務(wù)責(zé)任有更深入的了解，有助于讓團隊成員對他們的工作負責(zé)。

大多數(shù)時候，更好的問責(zé)制會帶來更好的結(jié)果！

它可以幫助您的整個團隊保持在同一頁面上

你永遠不會完全消除范圍蔓延（ 2021 年超過三分之一的項目發(fā)生過這種情況），你也不應(yīng)該這樣做。各種可交付成果甚至整個項目的參數(shù)可以并且確實在項目過程中發(fā)生變化，有時范圍的變化顯然是正確的決定。

但并非所有范圍蔓延都是好的。尤其是對于更長或更復(fù)雜的項目，團隊成員通常會失去對頂級目標的關(guān)注——更不用說實現(xiàn)這些目標所需的具體步驟了。

不過，這種注意力的喪失是可以避免的，由此產(chǎn)生的范圍蔓延也是如此。項目實施計劃使大局目標和實現(xiàn)這些目標所需的步驟成為焦點。當(dāng)需要更改范圍時，應(yīng)將其記錄在實施計劃內(nèi)或旁邊。

一個偉大的實施計劃的基本組成部分

大多數(shù)精心設(shè)計的實施計??劃都包含這些基本項目，但重要的是要注意實施計劃差異很大，就像它們所附屬的項目一樣。

這些要素為您的下一個實施計劃奠定了堅實的基礎(chǔ)。從這些開始，但隨意添加對您的行業(yè)或項目類型有意義的其他元素。

范圍聲明

范圍說明書概述了項目的范圍——本質(zhì)上，項目中將執(zhí)行哪些工作（以及哪些工作將被視為超出范圍）。

項目里程碑、目標和關(guān)鍵目標

項目目標是項目旨在實現(xiàn)的高層次成果。關(guān)鍵目標是在整個項目中為支持項目目標而發(fā)生的步驟或中間結(jié)果。項目里程碑是沿途的測量點，通常以某種方式顯著或有形。

一些行業(yè)環(huán)境中的里程碑示例包括完成線框圖、發(fā)布測試版、起草副本或完成作為整體一部分的階段、部分或功能。

詳細的資源計劃

項目的資源計劃表明涉及哪些人力資源以及他們的時間或工作量承諾。您還應(yīng)該包括成功完成項目所需的材料和設(shè)備（通常，只有超出每個員工已經(jīng)擁有的標準東西）。

預(yù)計實施時間表

任何實施計劃的一個關(guān)鍵要素是項目（及其實施）的具體時間表。這些日期在項目開始時很少是完美的，但它們提供了一個工作目標，并為利益相關(guān)者提供了他們正在簽署的內(nèi)容的一些背景信息。

大多數(shù)項目團隊使用項目管理軟件來創(chuàng)建項目時間表，通常采用甘特圖的形式。

實施計劃里程碑

您的實施計劃可能會受益于它自己的一組內(nèi)部里程碑，獨立于更廣泛的項目里程碑。這些內(nèi)部里程碑對于具有多個批準級別和提供信息的眾多部門的高度復(fù)雜的項目更有用。

實施計劃里程碑可能如下所示：收集初始利益相關(guān)者信息、起草計劃、討論計劃并納入反饋、所有利益相關(guān)者最終簽署。

實施計劃 KPI 和指標

您的關(guān)鍵績效指標 (KPI) 或其他指標揭示了團隊完成實施計劃的情況。建立可衡量的指標，說明它們在計劃中的內(nèi)容，然后在項目過程中跟蹤它們。

在這里，如果您想成功地進行跨越項目長度的測量，那么質(zhì)量項目管理工具是必不可少的。

創(chuàng)建項目實施計劃的 5 個簡單步驟

現(xiàn)在您知道了項目實施計劃中需要包含哪些內(nèi)容——但是您如何實際創(chuàng)建一個并開始實施過程呢？

我們知道這個過程一開始似乎令人生畏，而且確實需要一些前期工作。但這個過程并不像看起來那么復(fù)雜。按照這五個簡單的步驟來創(chuàng)建一個實施計劃，以幫助您的項目和您的團隊保持正軌。然后，隨著未來項目的出現(xiàn)，使用這些問題作為模板，為每個項目創(chuàng)建一個高質(zhì)量的實施和管理計劃。

Teamwork 的項目管理模板是立即開始制定計劃的簡單方法。

1）定義你的目標和里程碑

在您制定如何到達您想去的地方的計劃之前，您需要花一些時間來決定您想去的地方。

因此，在您開始構(gòu)建項目實施或行動計劃的任何其他部分之前，首先要花時間了解內(nèi)容和地點：

• 你想達到什么目的？（項目級目標）
• 實現(xiàn)這些目標需要做什么？（項目目標）
• 在實現(xiàn)項目目標的過程中，有哪些中間步驟或里程碑？（項目里程碑）

一旦你建立了目標、目的和里程碑——并獲得關(guān)鍵利益相關(guān)者和項目團隊成員對這些目標和里程碑的認可——你就準備好進行第二步了。

2) 通過采訪、調(diào)查或觀察進行研究

研究是成功實施計劃的關(guān)鍵要素之一。在許多項目環(huán)境中，這項研究看起來像是采訪或調(diào)查各種利益相關(guān)者、主題專家、部門領(lǐng)導(dǎo)等——收集制定實施戰(zhàn)略所需的信息。

有時觀察也是一個關(guān)鍵策略：觀察另一個團隊（或供應(yīng)商或外部組織）在類似項目上做了什么或已經(jīng)做了什么可以提供有價值的見解。

3) 集思廣益并找出潛在風(fēng)險

每個項目都有內(nèi)在的潛在風(fēng)險。其中一些是可以預(yù)見的，而另一些似乎是憑空出現(xiàn)的。以大流行作為后一類的一個例子。是的，企業(yè)應(yīng)該制定業(yè)務(wù)連續(xù)性和災(zāi)難管理政策，但很少有企業(yè)（如果有的話）有針對全球大流行的具體行動計劃。

因此，存在您無法計劃也無法預(yù)測的風(fēng)險。但是有很多風(fēng)險，只要稍加頭腦風(fēng)暴和計劃，應(yīng)該很容易發(fā)現(xiàn)。這些是您在執(zhí)行風(fēng)險評估時需要定位的目標。

繪制已知風(fēng)險，以及每個風(fēng)險的潛在影響和緩解策略。只要您采取適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險管理措施，有些風(fēng)險是完全可以避免的。其他人可能無法完全預(yù)防，但制定計劃將大大減少其影響。

4）分配和委派基本任務(wù)

每個好的實施計劃都將包括一個工作計劃或行動計劃，將項目中的任務(wù)列出到一定的粒度級別。這些任務(wù)最終會被插入到某種日歷或日程表中，通常在Teamwork 等項目規(guī)劃軟件套件中。

無論您使用什么方法或平臺，在這個階段，您都需要規(guī)劃或安排這些任務(wù)。作為此步驟的一部分，請確保將任務(wù)分配和委派給特定資源（或至少特定部門或工作組）。

此步驟是成功執(zhí)行項目的關(guān)鍵，因為它為計劃中包含的每項任務(wù)分配責(zé)任和義務(wù)，從而明確誰在何時做什么。

5) 完成您的計劃并分配資源

接下來是分配資源。您已經(jīng)在上一步中為人員（或部門）分配了任務(wù)，那么我們在這里的意思是什么不同？

簡而言之，在紙上寫下“Sam 將處理任務(wù) 35”（分配任務(wù)）與實際確保 Sam 有能力處理任務(wù) 35（分配資源）之間是有區(qū)別的。

在第 4 步中，您真正要做的就是確定誰在做什么。現(xiàn)在，在資源分配期間，您要確保您的分配計劃是可以實現(xiàn)的。資源分配是指將任務(wù)分配給實際可用的資源。換句話說，您需要確保任務(wù) 35 不會與其他 10 個任務(wù)在同一天出現(xiàn)在 Sam 的桌子上。

最后，一旦您的計劃的其他所有內(nèi)容都經(jīng)過精心設(shè)計、審查和批準，就該確定計劃了。通常，這涉及發(fā)送完成的計劃以進行最后一輪批準。

一旦獲得批準，項目實施計劃就成為團隊和其他利益相關(guān)者的單一事實來源。因此，請確保將計劃存儲在中央、可訪問的位置。（如果您問我們，Teamwork是一個很好的地方?。?/p>

使用團隊合作創(chuàng)建有效的項目計劃

制定項目實施計劃需要仔細規(guī)劃并關(guān)注無數(shù)細節(jié)，但結(jié)果值得投資。通過讓團隊專注于正確的共享結(jié)果，提高您的項目成功率、生產(chǎn)力、士氣等。

我們已經(jīng)暗示過幾次了，但是當(dāng)您使用正確的工具時，項目實施計劃（以及您準備啟動項目所需的所有其他文檔和文檔）會變得非常容易。

Teamwork 是一個功能強大的項目管理套件，可為您提供存儲項目數(shù)據(jù)的中心位置、強大而靈活的模板以及對當(dāng)前和過去項目數(shù)據(jù)的可見性。團隊合作可以減少細節(jié)工作，并以更加用戶友好的方式組織您的信息，使您和您的團隊能夠取得更多成就并保持在正軌上。

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